Plan de Ejecución Plurianual (PEP) y Plan Operativo Anual (POA)
El Plan de Ejecución Plurianual (PEP) es el documento que recoge la lógica de ejecución del proyecto. Así como la Matriz de Resultados refleja la lógica de la intervención o teoría de cambio, el PEP muestra la estrategia de ejecución definida por el equipo de proyecto. El PEP es el documento clave que permite una correcta transición de la fase de diseño a la fase de ejecución, siendo además el documento contra el cual se mide el progreso del proyecto en los procesos de monitoreo.
El PEP toma su estructura básica de la Matriz de Resultados – componentes y productos – y se desarrolla mediante el proceso de “integración”. La integración en un proyecto se produce cuando la planificación incorpora el alcance, el tiempo y el costo, combinando así los elementos que conforman la denominada “triple restricción”. Para poder integrar alcance, tiempo y costo el proceso de elaboración del PEP requiere analizar los productos en términos de calidad deseada, modalidad de adquisición, requerimiento de recursos y por supuesto, con un enfoque de riesgos.
Una vez se aprueba el PEP, de él se desprenden el Plan de Adquisiciones (PA) y el Plan Financiero (PF) - ¿cómo compramos y cuándo pagamos? -. A partir del PEP se obtiene también el Plan Operativo Anual (POA), que no es más que la descomposición de los elementos del PEP que van a ejecutarse en el año. Puesto que el PEP es plurianual, no resulta eficiente descomponer los Productos al máximo nivel, en tanto que en periodos largos los riesgos afectan de manera sensible la ejecución y alteran por tanto la planificación. La descomposición de los paquetes de trabajo a nivel de actividades y tareas se recomienda realizarla únicamente cuando se elabora el POA.
La primera versión aprobada del PEP se denomina “línea base del proyecto” y es contra esta línea base contra la cual se evalúa la ejecución, en lo que conocemos como monitoreo. Por esta razón, la línea base, o primera versión aprobada del PEP, se traslada al Project Monitoring Report (PMR) como “Planificado” (P).
Anualmente, como resultado del proceso de monitoreo, se lleva a cabo el proceso de Control, que es la revisión de la planificación, teniendo en cuenta los datos obtenidos de desempeño. El proceso de Control genera una actualización del PEP, que a su vez generará una actualización del PMR (Pa) y del resto de documentos de planificación.
Puesto que el PEP, o su versión anual (POA), son los documentos de referencia para le ejecución y el monitoreo, es muy recomendable realizarlos haciendo uso de herramientas de gestión de proyectos como Ms Project, Mindview u otros programas similares. Un PEP que no se actualiza con datos reales de ejecución, es un PEP inútil. Por ello, no es recomendable utilizar programas cuya actualización sea pesada o difícil de realizar.
Por último, un recordatorio importante: el PEP no es una lista de productos con fechas de inicio y presupuesto, es el documento que recoge la estrategia o lógica de ejecución diseñada por el equipo de proyecto. Un buen PEP es aquel que responde: ¿cómo vamos y por qué vamos a ejecutar así?
